定例会議の資料作成、データ入力、メールの返信を、毎回手作業でやっていませんか？
作業の手順がある程度一定であれば、今はもう手動でやる必要はありません。
n8nを使えば、繰り返し発生する作業を自動化できます。
今使っているツールをそのまま連携し、ツール間の入力や転記など、人間が手作業で行っていた作業を自動で行います。
この記事では、n8nで具体的にどんな作業を自動化できるのか、6つご紹介します。
【前提】n8nの4つの特徴｜今までの自動化ツールとどう違うのか
これまでのツールとは決定的に異なるn8n4つの特徴を前提として共有します。
特徴がわかれば、n8nでできることをより想像しやすくなります。
まつ自動化のプロセスに生成AIを組み込むことができて、かつノーコード・ローコードで構築できるため、これまでのツールよりも柔軟性が高くなったと感じています。
①わかりやすいUIで複雑な条件分岐を設定できる
n8nのワークフローでは、処理の途中で条件に応じて別々のルートに分けることができます。しかもこれが、1つのページ内(キャンバス上)で完結しているので、ページを何箇所も遷移する面倒がありません。
他の自動化ツールでも分岐自体はできますが、分岐や例外処理が増えてくると、設定が別画面に分散したり、全体像が追いにくくなることがあります。
n8nはキャンバス上でフロー全体を俯瞰できるため、複雑になっても構造を把握しやすいのが強みです。
まつ管理のしやすさはかなり大事だと思っています。
勢いで仕組みを大量に作ったり機能を追加したりすると、あれどこにあったっけ、となり、エラー対応がしたかったはずが仕様の理解に時間が削られる、ということが起こりがちなので。
②基本はノーコード・必要なときだけコードで動かせる
最近のツールは便利でノーコードで簡単な自動化なら十分対応できます。しかし、実務に応用するのであれば、自社で使っているツールの仕様に合わせて細部を調整したくなることもあります。
n8nは必要に応じてコードを書いて対応することもできるので、今の運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
まつHPであれば細かいデザインが調整できなくても大きな支障はありませんが、業務を自動化する際に細かな仕様はツールに合わせなければならない、となると、運用開始後に定着しない原因になり得ます。
③AIの判断や生成を途中ステップに組み込める
OpenAIなどの生成AIをワークフローの一つの処理として組み込むことができます。
単に外部サービスに問いかけるのではなく、AIが状況を判断し、適切な次のアクションを取るような動きも実現できます。たとえば、寄せられた問い合わせの内容を読んで種類を判定し、それに合った返信の下書きを自動で作る、ということが可能。
④既存のツール環境を変えずに動かせる
n8nが連携できるツールは700以上。GoogleのツールやSlack、Notionなど、企業の中で既に使われているものの多くがそのままつなげられます。
対応していないツールにも、APIを通じて接続できる場合があります。そのため、n8nを導入するために現在の環境を見直す必要は基本的にありません。
やり手社員ここからは本題、n8nでできることをご紹介します。
n8nのワークフローは、おおまかに入力・処理・出力の3ステップで動いています。
この3要素を踏まえつつ、できることをご説明します。
n8nでできること①問い合わせ対応を自動にする
問い合わせが増えると、分類や担当者への割り当てに時間がかかるようになります。メールの転送や返信に毎日数時間かかるようになってきたら、自動化を検討するいいタイミングなのかもしれません。
入力：メールやフォームの受信
メールやウェブフォーム、チャットなどから問い合わせが届くことをきっかけに、ワークフローが開始します。条件に当てはまるメッセージが来た時だけ動作するような設定も可能。
処理：AIで読んで分類と振り分け
届いた問い合わせの内容をAIが読み取り、種類に応じて分類します。その結果に基づいて、対応すべき担当者へと割り当てます。担当者や分類の種類を増やしても、同じワークフローの中で対応可能。
やり手社員メッセージを担当者に転送する部分はルールを決めやすいので自動化向きですが、返信の部分は人間が承認をしてから送信する仕様にした方がトラブルになりにくいと考えます。
出力：担当者へ通知と返信素材の送付
担当者にSlackやメールで通知が届きます。場合によっては、問い合わせに対する初回返信の素材もAIで同時に作り出し、担当者が確認できる状態で添付されます。
上で触れたとおり、返信までを自動化するのはリスクもあるので、AIには下書きだけを任せたり、あるいは転送をするだけで返信は人間に任せるなど、自由に落とし所を調整できます。
n8nでできること②社内申請と承認を効率化
社内の申請と承認で、「あの申請って今どこで止まっているかな？」となることがありませんか？n8nを使えば、リマインドや通知・転記を自動化できて、面倒な確認の手間を減らせます。
入力：社内フォームやシートの記入
社内で使っているフォームやスプレッドシートに申請の内容を書き込むと、それがトリガーとなってワークフローが動き出します。
処理：承認者の決定と結果による分岐
申請の内容や金額などの条件に応じて、承認者が自動で決まります。承認は実際に人が操作する必要がある部分なので、ワークフローはその操作が完了するまで待ちの状態になります。否決された場合は、その理由も添えて申請者に自動で通達されます。
出力：申請者と経理への結果通知
承認の結果が決まると、申請者へ通知が送られます。承認の場合は経理側のシステムやシートにも書き込まれ、別途の手作業は不要になります。
n8nでできること③顧客リードを収集して整える
複数のチャネルからリード情報が入ってくる場合、それをまとめる手間がかかります。n8nでは、バラバラに入ってきた情報を一つの場所に収束させることができます。
入力：複数チャネルからの申込や問い合わせ
ウェブサイトのフォーム、イベントの申込書、SNSなど、場所や手段が違っていても、いずれもワークフローの入口になります。入口は複数でも、後続の処理を共通化できます。
処理：フォーマットに整え温度で分類する
チャネルごとに入力の形式や項目が違うため、まず共通の書式に揃える処理が動きます。揃えた後に、リードの温度を判定し、対応の優先度で分類されます。
出力：CRMに格納と営業チームへの通知
整えたリード情報はCRMに自動で登録されます。温度の判定結果も一緒に記録されるため、営業側が見る時点で、すでに対応の優先度がついている状態にできます。
n8nでできること④社内レポートを自動で作成
週ごとや月ごとのレポートは、データを集めて整えて配る、という流れが固まっている業務です。n8nでは、この流れ全体を、決められた日時が来たら自動で動くように設定できます。
入力：スケジュールによる時間トリガー
決めた日時になると、誰も何も操作しなくてもワークフローが動き出します。たとえば毎週月曜の朝や毎月初日のような設定です。
処理：データを取り込み集計・整形する
スプレッドシートやデータベースからレポートに必要な情報を取り込み、集計して整えます。前週との比較や前月との対比なども自動で計算されます。
出力：部署や対象者に合わせた配信
完成したレポートは対象者にメールで送られます。部署や役職に応じて、配信先や内容を変えることも同じワークフロー内で可能です。
n8nでできること⑤複数ツールの間でデータを動かす
社内には、同じデータが複数のツールに必要になる場面や、あるツールから別のツールに情報を流す場面があります。n8nでは、これらの動きを自動にできます。
データの同期：双方向の更新
あるツールに登録した情報が、別のツールにも自動で反映される、という動きです。片方を変えると自動で別の場所も更新されます。双方向に同期する場合は、どちらの変更が新しいかを判定する仕組みが必要になりますが、n8nでも対応策として時刻や優先順位の設定を活用できます。
データの書き込み：片方向の流し込み
片方向にデータを流す場合は、書き込みという動きになります。フォームから収集した情報を経理のシートに追加する、のような動きが該当します。書き込みに失敗した場合の通知ややり直しも、ワークフロー内で設定できます。
n8nでできること⑥障害の検知
自動化された業務でも、失敗やエラーは発生します。n8nでは、その障害をいち早く検知する仕組みを作ることも可能です。
入力：処理途中のエラー発生
ワークフローの途中で処理が失敗した瞬間が、対処のトリガーとなります。何が起こったか、どの箇所で発生したかの情報も記録されます。
処理：エラー種別に応じたリトライか通知か
障害の種類に応じて、対処の方法が分かります。一時的なものであれば自動でやり直し、データの問題であれば担当者に知らせる、のような分岐が動きます。
出力：復帰の続行か担当者への詳細通知
やり直しで正常に復帰した場合は、その後の処理を続けます。担当者への通知が必要な場合は、障害の詳細を添えて送られます。障害の内容が見えるようになることで、自動化した業務への信頼も高まります。
まとめ
n8nは、今使っているツールをつなぎ、定型業務を自動で流せるワークフロー自動化ツールです。
問い合わせ対応、申請・承認、リード収集、レポート作成、データ連携、障害検知など、業務の入力→処理→出力を設計・自動化できます。
大事なのは、すべてを自動化しようとしないこと。リスクがある部分は承認を挟むなど、人の判断を残した設計にすると運用が安定します。
まずは、手順が一定で繰り返し発生している業務から、自動化してみるのがおすすめです。
