プロジェクト計画書の作成方法とpptテンプレート、Wordサンプル、Excelフォーム全部添付で絶対作れるようにするための記事

プロジェクト計画書とはプロジェクトの初期に作成するプロジェクト全体のスケジュールやコスト等の計画を記載した書類です。

タスク、WBS、マイルストーン、成果物・・・等、ビジネスで聞くことも多い言葉を組み合わせて計画にしていくのですが、具体的な方法論を説明できるかと聞かれると「うっ・・・」と思うのではないでしょうか。

感覚や経験から何となく作れてしまう人もおられるかと思いますが、経験が浅い領域などでは勘も働かないため困ってしまうと思います。

逆に本記事の内容を把握しておけば今までの経験の強みをさらに生かすことができます。

以下が本記事で説明する内容を元にしたテンプレート3種類です。

本記事を読む前にこちらをダウンロードしてから一緒に確認していただくとさらに理解しやすいかと思います。

<本記事の構成>

  • プロジェクト計画書とは
  • プロジェクト計画書の目次構成
  • プロジェクト計画書の作成手順
  • プロジェクト計画書を作成するうえでのポイント

プロジェクトマネジメント全体に関しては以下の記事で説明しています。

プロジェクト計画書とは

まずプロジェクト計画書とは何かついて以下の4つの項目でご説明します。

  • プロジェクト計画書の位置づけ
  • プロジェクト計画書の作成タイミング
  • プロジェクト計画書の作成者
  • プロジェクト計画書を作成する目的

プロジェクト計画書の位置づけ

プロジェクト計画書はその名の通りプロジェクトの計画フェーズのアウトプットです。

プロジェクトには立ち上げ⇒計画⇒実行⇒監視コントロール⇒終結の5つのフェーズがあります(プロジェクトライフサイクル)。

その中での計画フェーズでの9つの項目をまとめたものがプロジェクト計画書です。

またプロジェクト自体の計画とプロジェクトを進めるうえでのマネジメント方法の計画があります。

双方まとめてプロジェクト計画書と呼んでいる場合もありますし、プロジェクト計画書とプロジェクトマネジメント計画書に分けて呼ばれていることもあります。

プロジェクト計画書の作成タイミング

プロジェクト計画書は計画フェーズにおいて作業と作成を繰り返しながら精度を高めていきます。

また計画フェーズが終了したら終わりというわけではなく、プロジェクトを進めていく中で変更や修正があった場合は適宜計画の修正を行います。

プロジェクト計画書の作成者

プロジェクト計画書はプロジェクトマネージャーが作成責任を持ちます。

ただしそうは言ってもプロジェクトオーナーや顧客からの要求を受けて作成したり、承認をもらったりしますし、

全て一人で行うというわけではなくメンバーにお願いしたりもします。

あくまでプロジェクトマネージャーが担うのは計画書の作成のマネジメント責任です。

プロジェクト計画書はExcel,Word,PowerPointを使い分ける

プロジェクト計画書を作成しようと思うとExcel,Word,PowerPointどれで使えばよいか迷うという話はよく聞きます。

そして結論から申し上げると、全て使います。

例えば、プロジェクト発足時のメンバーへのプロジェクト概要の周知ではPowerPointを使いますし、納品や顧客からの承認が必要な場合にはWordでまとめたりします。

さらに計画の落とし込みや一覧表、進捗管理・追跡にはExcelファイルが適していると言えるでしょう。

従って、今回はExcel,Word,PowerPointの3種類のサンプルテンプレートを載せています。それぞれ上で説明したような使い分けを想定しています。

プロジェクト計画書を作成する目的

本章の最後にプロジェクト計画書を作成する目的を説明します。こちらは本章でも特に重要な項目となるので重点的にご説明いたします。

<プロジェクト計画書を作成する目的>

  • プロジェクト参加者の認識を一致させるため
  • プロジェクトの妥当性を検証・可視化するため

プロジェクト参加者の認識を一致させるため

まず一つ目の目的はプロジェクト参加者全員の認識を一致させることです。

プロジェクトは既存業務とは異なり少しでも認識がずれると最終的に大きなずれとなり、目標まで到達出来なかったり、プロジェクトの遅延や炎上が発生したりします。

メンバー間の認識ずれはそれくらい大きな問題をはらんでいるのです。

プロジェクトの妥当性を検証・可視化するため

2つ目の理由はプロジェクトの妥当性を検証・可視化するためです。

プロジェクトは複数の人が異なる作業を行いながら最終的なゴールまでたどり着くものです。

そのため計画は複雑になりますし、計画の精度はプロジェクトの成功に大きく影響します。

プロジェクト計画書を作成することで計画を可視化し、妥当性を検証することができます。

またプロジェクトでは計画の変更がつきものです。その時に一度プロジェクト全体を計画しておくと、変更に対する影響の把握もしやすいですし、修正も素早く行えます。

以上がプロジェクト計画書が何かについてです。それでは次章でプロジェクト計画書の目次項目について説明していきます。

プロジェクト計画書の目次構成とテンプレートサンプル

それではここからプロジェクト計画書の構成をご説明してきます。

まず目次は以下の9つとなります。

<プロジェクト計画書の目次構成>

  • スコープマネジメント
  • タイムマネジメント
  • コストマネジメント
  • 品質マネジメント
  • 人的資源マネジメント
  • コミュニケーションマネジメント
  • リスクマネジメント
  • 調達マネジメント
  • ステークホルダーマネジメント

また冒頭でご紹介したものの再掲ですが、以下がテンプレートやサンプルです。それぞれ以下のシーンを想定して作りました。

ファイル種類(ダウンロードURL)想定シーンと特徴
PowerPointメンバーへの周知や説明向け。どちらかと言えば簡易版で分かりやすい資料。
Word納品や承認向け。計画の詳細を記述した資料。
Excel計画の落とし込みやWord添付用の一覧表、進捗管理・追跡表として使用。

スコープマネジメント

最初はスコープマネジメントと呼ばれる項目です。こちらは一言でいうとプロジェクトのゴールの定義を明確にする項目です。

具体的には以下の5つの項目を記載するのが一般的です。

<スコープマネジメントで記載する項目>

  • ビジネスニーズ・目標
  • プロジェクト目標
  • スコープ・スコープ外
  • 制約条件・前提条件
  • 成果物WBS

ビジネスニーズ・目標

スコープマネジメントの1つ目はまず組織の目指す場所を記載します。ビジネスニーズ(市場機会など)と組織の現状やあるべき姿、社会ニーズなどを説明します。

プロジェクト目標

2つ目は組織全体の目標を踏まえて、今回のプロジェクトで目指すことを記載します。こちらはなるべく具体的に5W1Hなどを用いて記載していきます。

スコープ・スコープ外

3つ目は上記のプロジェクト目標を達成するにあたり、対象となる領域と対象外となる領域を定義します。

プロジェクト目標までの道筋で通るべきタスクやマイルストーンと通ってはいけないタスクやマイルストーンを定義するイメージに近いです。

制約条件・前提条件

4つ目はプロジェクトを進めるうえでの制約条件や前提条件を定義します。制約条件は社内の制約などの内部環境を意味し、前提条件は市場環境などの外部環境を意味します。

成果物WBS

また最後にWBSを記載します。特にここでは納品する成果物を定義するため成果物WBSと記載しました。

ご存じかと思いますが、WBSには成果物WBSとタスクWBSがあります。

以上がスコープマネジメントでの記載事項です。項目の上から順に落とし込んでいけば自然と具体化されていきます。

タイムマネジメント

次はタイムマネジメントです。前項で定義した目標や成果物に対してのアクティビティを定義していきます。

このアクティビティとは一般的にタスクと呼ばれたりもします。具体的には以下の2つを記述します。

<タイムマネジメントの記述項目>

  • アクティビティ見積
  • ガントチャート

アクティビティ見積

システム開発におけるアクティビティを見積る際は以下の手順で分類していくのが一般的です。

<階層>

  • 第一階層|機能別分類
  • 第二階層|時系列分類
  • 第三階層|成果物
  • 第四階層|タスク

ただし、上記の分類は大規模プロジェクト向けの詳細なものなので、状況によっては第一階層と第二階層をまとめてカテゴリとしたりします。

MECEに作るのが難しいタスクや分類に迷った場合はこちらにのっとってアクティビティ見積を行ってみてください。

ガントチャート

そしてそれをガントチャートにまとめます。ガントチャートとはタスクの期間を明示したスケジュール表のことです。

ガントチャートを作成する前にクリティカルパスを定義します。クリティカルパスとは工数が最大のタスク経路のことです。

このクリティカルパスが遅延するとプロジェクト全体が遅延するためクリティカルパスを元に全体スケジュールを立てます。

具体的なクリティカルパスの見積方法はタスクの前後関係を明らかにして、依存があるタスク経路を並べていき、その中で工数最大の経路をクリティカルパスとします。

コストマネジメント

コストマネジメントは想定コストを明示します。また、コストの計算方法などもこちらで明示します。

<コストマネジメント記載項目>

  • 想定予算
  • コストベースライン
  • 予算見積手法

想定予算

まずは想定予算を明らかにしましょう。項目ごとのコストを明らかにします。

コストベースライン

次に時系列のコストを明らかにします。ここで換算するのは一般的には人件費がメインとなります。

予算見積手法

また予算の見積手法も記載します。EV法などいくつかの見積手法があると思うので今回はどの方法を用いたかを明らかにします。それと同時に実績の換算手法も明らかにしておきましょう。

品質マネジメント

品質マネジメントでは主に成果物の受け入れに関する計画を記載します。

具体的には以下の2点を記載します。

<品質マネジメントでの記載項目>

  • 品質基準(品質チェックリスト)
  • 受け入れフロー

品質基準(品質チェックリスト)

まず成果物の受け入れ基準を明らかにします。品質・納期・コストのうちの優先順位をどれにするか、そして具体的な成果物の品質チェックリストを作成します。

受け入れフロー

次に成果物の受け入れフローを記載します。

報告義務や承認までの流れを定義しましょう。また否認された成果物の扱いに関しても明らかにします。

人的資源マネジメント

次に人的資源マネジメントについて記載します。こちらは人のアサインや調達、チーム構成を説明する項目です。

具体的には以下の5つの項目を記載します。

<人的資源マネジメントの記載項目>

  • 概略図
  • メンバー表
  • RACIチャート
  • アサインスケジュール
  • 調達スケジュール

概略図

概略図はプロジェクトチームの構成をざっくり説明した図です。

メンバー表

次にメンバー表です。メンバー表にはポジションや役割、責任、スキルなどを記載していきます。

RACIチャート

RACIチャートとはタスクごとに以下の4つを定義したチャートです。

R:Responsible(実行責任)タスクの責任を負う人。
A:Accountable(説明責任)外部に対しての説明席にを負う人。
C:Consulted(相談対応)意見の相談対応をする人。協業者やタスクに関連がある人が担当する。
I:Informed(情報提供)進捗を常に把握している人。一方向の通信。

アサインスケジュール

次にアサインスケジュールを定義します。アサインスケジュールとはプロジェクトのフェーズ毎に仕事をお願いする人が変わってくる場合には「いつからいつまで」「誰に」「何を」お願いするかを明らかにします。

調達スケジュール

アサインスケジュールに対応して調達スケジュールを引きます。

調達スケジュールとはアサインするために事前にしなければいけない行動を定義することです。

他部署から人を借りる場合は事前に話を通しておかなければいけないですし、外注する場合はその選定などは終えておかなければなりません。

コミュニケーションマネジメント

コミュニケーションマネジメントでは会議や報告など情報の扱いに関する方法を計画する項目です。

<コミュニケーションマネジメントの記載項目>

  • パフォーマンス情報管理
  • 成果物進捗・追跡管理方法
  • コスト管理方法
  • 情報伝達マネジメント
  • 会議体の管理手法

パフォーマンス情報管理

パフォーマンス情報管理とはタスクの報告フォーマットを定義する項目です。

成果物進捗・追跡管理方法

成果物の進捗管理方法やタスクの追跡方法を定義するのがこちらの項目です。報告の頻度や方法などを記載します。

コスト管理方法

こちらはコストの管理方法を記載します。

情報伝達マネジメント

その他の情報伝達をどのように行うかを定義する項目です。例えば、次章で説明するリスクの可能性がある場合の報告など、タスクの進捗以外にもプロジェクトには様々な情報があります。

それらの中で重視する項目などを記載しておくと、情報が集まりやすくなります。

会議体の管理手法

あとは会議体について現在想定しているものを記載します。定例会やマネジメント会議などどんな会議体があるかなどを記載します。

また出席者や議題、議事録フォーマット等も決めておくと後々のごたごたを避けられます。

リスクマネジメント

次にリスクマネジメントについてです。他の記事でも触れていますがプロジェクトは予定通りには進みません。そこで必要になるのがリスクにいかに対応するかの計画です。

<リスクマネジメントの記載項目>

  • 想定リスク
  • リスク分析手法
  • リスク対応方法

想定リスク

もし現時点で予想できるリスクがある場合は事前に共有するためにも記載しておきます。

リスク分析手法

そしてリスクに対してどういう分析・原因究明を行うのかを明らかにしておきます。こうすることでPM以外も迷わずに行動できます。

リスク対応方法

最後にリスクの発生から対処までの流れを明らかにします。こちらもメンバーが迷わず行動するためです。

調達マネジメント

本章では設備や備品等の調達の計画を記載します。具体的には以下の項目を記載します。

<調達マネジメントでの記載項目>

  • 調達品目
  • 調達スケジュール
  • 調達方法
  • 調達作業範囲記述書フォーマット
  • 発注先選定基準

調達品目

調達品目はその名の通り調達予定の品目と個数や金額を記載します。

調達スケジュール

調達に必要なタスクのスケジュールです。

調達方法

調達方法として認めるものを定義します。

調達作業範囲記述書(SOW)フォーマット

こちらは調達の納品業者向けの文書フォーマットの説明項目です。各調達品に対してこちらを作成することで納品業者は手を挙げるかどうかを判断します。

発注先選定基準

最後に発注先の基準を定義します。問題発生時の対応能力やノウハウを持っているかなど、プロジェクトを円滑に進めるために必要な基準を記載します。

ステークホルダーマネジメント

最後にステークホルダーマネジメントについてです。

こちらは以下の項目を記載します。

<ステークホルダーマネジメントの記載項目>

  • ステークホルダー登録簿

ステークホルダー登録簿

プロジェクトの関係者の一覧表です。氏名、地位、役割、要求、影響、対象フェーズ、分類などを記載します。

プロジェクト計画書の作成手順

前章でプロジェクト計画書の項目を説明してきましたが、ここからはプロジェクト計画書の作成手順について説明していきます。

プロジェクト計画書の構成と似通った部分もありますが、プロジェクト計画書が計画を記載したものなのに対して、作成においては計画するための行動も含まれています。

ぜひこちらも確認してプロジェクト計画書を完璧にマスターしましょう。

<プロジェクト計画書の作成手順項目>

  • 要求事項収集
  • 組織の目標の設定
  • プロジェクトスコープの定義
  • WBSの作成
  • コストスケジュールの作成
  • 成果物品質の定義
  • プロジェクトチームの定義
  • 報告・連絡マネジメントの定義
  • リスクの予防検討
  • 調達の計画
  • ステークホルダーの把握

要求事項収集

まず要求事項を収集します。顧客が何を求めているのかを集めて分類していきます。

組織の目標の設定

次にプロジェクトではなく、組織全体の目標を明らかにします。具体的には組織の現状とあるべき姿や、ビジネスニーズ、社会ニーズ等を明らかにします。

こちらに関してはプロジェクト憲章の記事が参考になります。

プロジェクトスコープの定義

そして組織の目標に対して本プロジェクトがどんな意味を持つかを定義していきます。

プロジェクトで目指すゴール、その対象領域(スコープ)、さらに今回対象外とする領域(スコープ外)、そして前提や制約です。

上記をまとめてプロジェクトスコープを定義すると呼んでいます。

詳細はこちら↓↓↓↓↓↓↓↓↓

WBSの作成

プロジェクトのゴールが決まったらそこ道筋を明らかにしていきます。マイルストーンと成果物をざっくり定義していきます。

その後、詳細なタスクをWBSフォーマットにのっとって落とし込んでいきます。

最後にスケジュールに落とし込んでゴールまでの道筋を明らかにします。

これがWBSとガントチャートの作成です。詳細なタスクとその工数などはPMが一人で全て行うのは難しいのでメンバーにお願いしながら進めていきましょう。

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コストスケジュールの作成

次にコストの見積を行います。

まずは一覧でコスト品目を明らかにして、その後、いつからそのコストがかかるかをスケジュールに落としていきます。

これでコストスケジュールの完成です。

成果物品質の定義

次に成果物の受け入れに関して定義していきます。ここは特に顧客との打ち合わせをしながら進めていくことになるでしょう。

品質のQCD(質、コスト、納期)どれを優先にするかや、承認はどういう形で行うかなどを顧客と決めていきます。

プロジェクトチームの定義

このタイミングで初めてチームやメンバーについて決めていきます。

実際には難しいこともあるでしょうが、人ありきのプロジェクト計画は能力に依存してしまうため理想とは言えません。

最初はプロジェクトのゴールにたどり着くための必要な行動などを定義していきます。

そしてこのタイミングで初めて人について考えていきます。

どういうチーム構成にするのか、どんなスキルの人がいつ、何名必要なのかを考えていきます。

報告・連絡マネジメントの定義

上記で決めたメンバーやチームに対して、どういった方法で連絡をとるかを決めていきます。

こちらは各チームのリーダーに事前に合意をもらっておくとスムーズに進むでしょう。

リスク、調達、ステークホルダーの把握

最後に現状分かっているリスクやステークホルダーのリストアップと、調達の方法の定義やリスクの対応に関する取り決めをしていきます。

取り決めに関しては最低限プロジェクトオーナーやステークホルダーと合意しておかないとプロジェクトが進んだ後での話し合いになるとこじれる場合があります。事前に想定できる部分は細かく規定しておきましょう。

プロジェクト計画書作成のポイント

最後にプロジェクト計画書を作成する際のポイントを4つご紹介していきます。

  • Point1. 完璧に仕上げようとしない
  • Point2. 全ての項目が必ずしも必要ではない
  • Point3. 目的や場面に応じてexcel,word,power pointを使い分ける
  • Point4. 必要な書式やテンプレも併せて準備をする

Point1. 完璧に仕上げようとしない

まず一つ目は計画段階で完璧に仕上げようとしないことです。あくまでプロジェクト実行前の計画なので、不確かな部分は出てきます。

それに対して時間を使いすぎてしまうのではなく、現時点での不明点とどうなれば詳細を詰められるかを把握しておき、次に進めるほうが効率的にプロジェクトが進められます。

Point2. 全ての項目が必ずしも必要ではない

第2章でご紹介した項目はPMBOKに則った詳細な場合の項目です。どちらかと言えばウォーターフォール型に向いているし、大規模プロジェクト向きの細かさです。

従って必ずしもあのテンプレ通りに作るのではなく、適宜省略しながらお使いください。

大切なのは当たり前ですが、プロジェクトの成功と計画が可視化・共有されていることです。

Point3. 目的や場面に応じてexcel,word,power pointを使い分ける

Point2. と同様ですが、excel, word, power pointも使い分けをしましょう。一般的にはPowerPointが発表形式での説明に適していますし、Wordはプロジェクト全体の詳細を説明する資料として適しています。Excelは一覧表やグラフなどです。

特定のファイル形式で作れば良いというものではなく、用途別に使い分けていきましょう。

参考記事

Point4. 必要な書式やテンプレも併せて準備をする

また書式やテンプレが必要な場合は計画と同時に準備をしておきましょう。

計画の内容に応じて同じ報告でも記載項目が変わってきたりします。計画やプロジェクト全体を把握している人が作らないとずれが発生してしまいます。

またプロジェクト実行前に書式やテンプレがないといざ始まった後では対応に遅れが出てしまいますので、必ず計画段階で準備しておくようにしましょう。

また、今なら様々なツールもあります。そうしたツールはそれぞれフォームが決まっているので一からテンプレの用意まで手が回らない場合はツールの検討もしておくとよいでしょう。

実際管理コストも抑えられるのでそういった点でもおすすめですが、フォームの形式やプロジェクトの種類によりツールの合う/合わないがあるのでそちらに関しては少し検討したほうが良いです。

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まとめ

今回はプロジェクト計画書に関してテンプレサンプルと項目、そして手順でまとめてきました。

また今回の内容はPMBOKを元にした詳細に項目分類された計画となっています。実際に自分の会社で使わなくてもこうした詳細なルールや法則を知って起きたいという方はこちらの本がコスト的にも内容的にもおすすめです。

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最後にプロジェクト計画書の各詳細項目に関する記事は以下からご覧になれます。

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