資料作成のコツ|苦手な人でも基本を抑えれば簡単に作れる<資料作成力がみにつくコツと作成のポイント>

皆さんは資料作成を得意だと感じますか?苦手だと感じますか?

得意な人はこのままバックしていただくか、ご自身のノウハウを是非コメントしてください。

苦手な人は以下の2つの苦手が解決します。

  • 今まで何となく作っていた資料がどう磨いていけば良くなっていくのか
  • 今までいくら話しても伝わらなかった資料がどこがうまく作れていないから伝わらないのか

こちらの記事を読んでいただければ資料作成が苦手な人がこう変わります。

  • ご自身の資料作成の問題点が把握できる
  • 今後の資料作成でどこを磨いていけば良いかが分かる
  • 資料作成のどこに時間をかけて頑張ればよいかが分かる

具体的には以下の3つの章立てで進めていきます。

  • 資料作成が苦手な理由は
  • 資料作成のコツと作り方のポイント4つ
  • 資料作成力を磨くためにおススメの本6冊

資料作成が苦手な理由は

まずはなぜ資料作成が苦手だと感じるかを以下のトピックで説明していきます。

  • 資料作成が苦手だと感じる理由はいきなり図を書き始めているから
  • 資料作成力はロジックの構成が8割
  • 資料作成スキルを磨くのであれば文章力を身に着けよう

資料作成が苦手だと感じる理由はいきなり図を書き始めているから

いきなりスライドを始めると労力のわりに分かりにくい資料になってしまう

なぜ資料作成が苦手だと感じるのでしょうか?結論から申し上げますと「いきなりスライドや資料を作っているから」です。

何となくできれいなスライドを作っても伝わらないし説明できない

しかし、うまい人の資料を見るとすごくきれいにまとまっているので資料をきれいに作ることが大事だと勘違いしてしまいます。

しかし、それは間違いです。

何となくきれいに見える資料では人には一切伝わりません。

きれいに見える複雑に詰め込んである資料がこれにあたります。

しかしそんな資料を作るくらいならあなたの伝えたいことを一文書いてある方がよっぽど伝わります。

きれいな資料が正しいという考えは捨てましょう。

伝わる資料を作るためにはスライド作成前の事前準備で決まる

それでは伝わる資料を作るためにはどうすれば良いのでしょうか。

実は、スライドなどの資料を作り始める前の事前準備で勝負が決まっているのです。

資料作成前の段階であなたの伝えたいこと・伝えるべきことをしっかりと作りこめているかが勝負を決めるのです。

そのためには構成がしっかりしている必要があります。構成がしっかりしているということは、つまり全体のロジックが出来ているというになります。

資料作成力はロジックの構成が8割

全体のストーリーが繋がっていないと伝わらない

資料のロジックが構成されるためにはまず、全体のストーリーが繋がっている必要があります。

一つ一つのスライドやページの出来が良くても、前後のつながりがなければ読み手や聞き手が理解できずにおいていかれてしまいます。

すると結果的によくわからなかったとなってしまうのです。

まずは全体の流れを作りこみましょう。

各スライドの役割や位置づけが不明瞭だと読み手はおいていかれてしまう

では全体の流れを作りこむと言っても何をすればよいのでしょうか。

答えは各スライドの役割や位置づけを決めることです。

全体の中でまず1ページ目で提案内容を簡単に説明して、2ページ目で背景を伝え、その背景に対しての具体例を3ページ目に・・・などのように各ページの役割や位置づけ、順序などを決めていくことで全体で繋がったストーリーになります。

各スライドのメッセージを明確にするためには文章にする必要がある

そして各スライドの役割や位置づけが決まったら文章にしていきます。

文章にすることでそのスライドで伝える内容が磨かれていきますし、前後の流れも見えてきます。

反対に文章ではなく箇条書きや単語だと、読み手側が「何となく伝えたいことは分かるけどもこれでこれであっているのだろうか」や「恐らくこういうことが言いたいんだろうな」と考えなければなりません。

すなわり読み手に負担を強いることになります。

結果的に読み手毎に解釈が異なったり、理解できない部分が出てきてしまい、よくわからない・・・という現象に陥ってしまいます。

資料を作成するときには文章化して作りこんでいきましょう。

資料作成スキルを磨くのであれば文章力を身に着けよう

論理構成のつながりを確かめるには文章化するのが最適

前章まででご説明したように資料作成は文章にすることが大切です。

すなわち資料作成力を身に着けたければ、まず文章力を高めましょう。

なぜなら文章にすることで可視化され論理の矛盾や自分の説明の不透明な部分に気づくことが出来るからです。

こんな経験はありませんか?

「何となくきれいに資料がまとまったけど、いざ話そうとすると言葉が詰まる・・・」

これは言語化されきっていないために起こる現象です。

そして言語化されているかどうかを確認するためには、実際に話してみるか、文章に落とし込むかの2つの方法しかありません。

資料作成になれている方なら話ながらどんどん修正できると思いますが、苦手意識がある方はまず文章にして、ご自身の伝える内容を確認するようにしましょう。

慣れてくるとそのうち頭の中で出来るようになってきます。

1スライド1メッセージを的確に伝えるためには文章のクリスタライズが必要

また1スライド1メッセージは資料作成をするうえでよく聞く言葉だと思いますが、ここでも文章力が鍵を握ります。

たった一文で相手にメッセージを伝えるためには、文章を磨かなければなりません。

これをクリスタライズと言います(コンサル業界などで使われる言葉)。

シンプルで誰もが同じ意味に取る言葉となるまでクリスタライズすることによって、分かりやすく、しかも説明を聞いた後、読み手がが同じ情報を共有していることになるのでその後の議論や行動に齟齬が発生しません。

常にクリスタライズするよう意識して資料作成と文章化を行いましょう。

まずは文章で構成を作りそこから資料に落とし込んでいく

そうは言っても資料作成が上手な人の資料を見ると、きれいな図や分かりやすい表があると思う方も多いのではないでしょうか。

しかし、これらは文章で作った論理構造を元に図や表に落とし込んでいるから分かりやすく、きれいに見えるのです。

位置関係や順序、階層などが整理されているから図にしたときに伝わるのです。

例えば、対立構造なら”A⇄B”、因果関係なら”A⇒B”となるように、それぞれの情報の関連性が明確だと図解したときに分かりやすくなります。

このように、スライドの中の情報も文章にすることによって可視化されます。

例えば、対立構造なら「Aは○○なのに対して、Bは○○である」、因果関係なら「Bは○○である。なぜならAが○○であるから」となります。

くどくなりますが、まずは文章を作りこみ、そこから資料に落とし込んでいきましょう。

資料作成|作り方の3ステップ

それではここからは実際に資料作成する際のコツと作り方を以下の3つの項目でご説明します。

  • 資料作成のステップ①目的を明らかにする(スケルトン作成)
  • 資料作成のステップ②構想を作り込む(ドラフト作成)
  • 資料作成のステップ③資料に落とし込む(パワーポイント)

目的を明らかにする(スケルトン作成)

資料作成のステップ①はその資料を”なんのために”、”どんなふうに”、”何をするのか”を定義することです。

この資料の目的を明らかにすることをスケルトンを作ると言います。具体的には以下のような項目を定義していきます。

  • 対象者(役職、人数)
  • 発表形式(時間、資料形式、資料枚数)
  • テーマ・目的
  • 当日のゴール・ネクストアクション
  • 対象者(役職、人数)

まずはその資料を読む人は誰なのかを確認します。役職や人数、各参加者の関係性や事前の知っていることなどを把握しておきます。

発表形式(時間、資料形式、資料枚数)

今回の資料を使う打合せ、プレゼン、報告などで自身が使える時間と資料の形式、そこからおおよその資料の枚数などを明らかにします。

どういった形で発表するのか、大会議室で登壇する形なのか、机を囲んで座りながら説明になるのか、

資料の形式はパワーポイントになるのか、ワードになるのか、資料だけを読む人がいるのか、その場でのプレゼンになるのか、プロジェクターに写すのか、印刷するのか、

その上で資料の枚数をどれくらいにするのか

を定義していきます。

テーマ・目的

何についての資料なのかを定義します。その資料のテーマやそのテーマでのゴールを明らかにします。

そのプロジェクトの最終的なゴールを定義します。何のためのプロジェクトなのかを明らかにします。

当日のゴール・ネクストアクション

そしてそのプロジェクトの中で今回の資料でのゴールと次のアクションを定義します。当日のゴールと次のアクションを定義することによって、どういうストーリーにすればそのゴールにたどり着けるかが決まってきます。

以下にスケルトンのテンプレートのURLを記載しますので是非ご活用ください。

資料作成_スケルトンテンプレート_BizDevNote

構想を作りこむ(ドラフト作成)

スケルトンが出来たら次は資料の構想を作りこみます。いわゆるドラフト作成です。

スライドごとの1メッセージを考える

資料作成で最も重要で、ドラフト作成で最初に行うことが各スライドの1メッセージを考えることです。

具体的には以下のように各スライドのメッセージを作りこんでいきます。以下はパワーポイントで作っています。

このようにスライドごとで伝えたい1メッセージをはっきりと定義していきます。

ここでは上から順番に読んでいってストーリーが繋がっているかを確認します。その上で当日のゴールに向けて進んでいるかを確認します。

後の本の紹介の章でもご説明しますが、理科系の作文技術が役立ちます。

階層ごとの文章が繋がるようにする

次に階層構造に落とし込んでいきます。例えば先ほどの1メッセージをドリルダウンすると以下のようになります。

理由や根拠は枝分かれとなりますが、手順やタスクは順序となります。このようにそれぞれの1メッセージに対して掘り下げるとそういう論理構造にすべきかを定義できます。

こちらは考える技術・書く技術で詳しく記載されていますが掘り下げた内容が何かそしてその位置関係を明確にすることが大切です。

最初に結論を話す

ドラフトを作る際に「最初に結論を話す」ことが原則となります。

この原則は2つの意味を持ちます。

  • 資料全体の結論を最初に伝える
  • 各スライドの1メッセージはそのスライドの結論を伝える

まず資料の結論がクリスタライズされているかを確認しましょう。

「今日何をするか」「あなたが伝えたいことは何か」「それを受けて読み手・聞き手に何をしてもらいたいのか」を全員に伝える内容にします。


そしてその資料全体の結論を支えるキーメッセージを各スライドに配置します。

各スライドのキーメッセージは前後のメッセージとの繋がりやそのスライドで伝えるべきことをスライドのタイトルではっきりと伝えます。

最後にまとめを作る

また資料の最後には必ずまとめを作るようにしましょう。

人の記憶は曖昧なもので20分後には42%を忘れてしまいます。

すごく良い資料だったけど、あまり内容を覚えていないという経験はありませんか?

ピークエンド効果と呼ばれる心理学の法則があります。

最後の記憶が最も強く残るため、改めて最後にまとめてあげることで資料や発表が良い・悪いに加えて、内容まで記憶してもらえるようになります。

ネクストアクションを定義する

まとめをした後には、その上で次のアクションを定義します。

この時に大切なのは”誰が” ”いつまでに” ”何をするのか”を明確にすることです。

人は自分毎にならないと動いてくれません。

必ず各参加者のタスクとスケジュールを明確にしてから終わるようにしましょう。

資料に落とし込む(パワーポイント)

スケルトン⇒ドラフトときてようやく実際の資料に落とし込んでいきます。そしてここまでの準備がしっかりとされていれば資料に落とし込むのはあまり時間がかかりません。

逆に言うともし資料に落とし込む段階で迷いがあるようなら構想が甘いと言えます。スケルトン、ドラフトを見直してみましょう。

構想のメッセージを各スライドのタイトルに配置する

まずは構想で作ったメッセージを各スライドのタイトルに配置します。

ここで良く陥りがちなミスは「本日のご提案内容」や「○○の理由」など区切りが良い単語にしてしまい、スライドの中でその内容を説明してしまうことです。

基本的に読み手はタイトルくらいしかまともに読んでくれません。

タイトルの中に集約した1文を書ききってしまいましょう。先ほどの例で言えば「本日は○○をご提案します」や「○○の理由はーーです」など結論まで言い切る形にしましょう。

そして、もしオフィシャルな文章の場合はそこから「本日は○○をご提案します」⇒「本日のご提案内容|○○」などと口語的な文章から文語的に変換するようにしましょう。

スライド内で伝えるべき情報を文章で書く

次に各スライドの中身を記載していきます。こちらもまずは構想で作った文章を入れ込んでいくところから始めましょう。

特にそれが理由なのか、事例なのかなど論理構造を意識して、落とし込んでいきます。

出来る部分を図解する

各スライドを文章で説明出来たら、出来る部分を図解していきます。

論理構造に従って、A⇒BやA or B or Cなど文章で記載されていた論理構造を図で表現していきます。

それをグラフや表、アイコンなどで分かりやすくする

そしてその図解の中で出来るものはグラフや表、アイコンなどを使って分かりやすくしていきます。

アイコンはhttps://icooon-mono.com/などを活用するとよいです。

徹底的に情報を絞り込む

最後のステップであり、資料に落とし込む段階で最も大切なのが、徹底的に情報を絞り込むことです。

「8割情報を減らすとしたら何を残すか」くらいの気持ちで徹底的に絞り込みましょう。

なぜその位置にその文字や図を配置したのかを全て説明できるくらい絞り込み、それ以外の何となく不安だから入れておこうという情報は全て省きます。

この情報の集約具合でシンプルで分かりやすい稼働かが決まります。

少し不安なくらい徹底的に絞り込みましょう。

資料作成のコツ|ステップ別

それではここから資料作成のコツを前章の3つのステップ別でご説明していきます。

ちょっとしたテクニックから抑えておくべき要点もあるので確認してみてください。

  • スケルトン作成時のコツ
  • 構想作成時のテクニック
  • 資料に落とし込むときのコツ

スケルトン作成時のコツ

スケルトン作成時のコツは一言でいうと「誰に対して作るか」です。

ミーティングに対して作るのではなく、ミーティングの参加者に対して何かを伝えるために資料を作ることを心がけましょう。

誰が来るかを明確にする

そこで事前に誰が来るかをはっきりとさせます。名前や役職、専門領域やバックボーンなど可能な限りとれる情報は全て手に入れておきましょう。

その人たちの状況を把握しておく

そしてさらに参加者のパワーバランスや関係性も把握しておくと、進めやすいです。

この提案を通すなら誰がキーパーソンになりそうかや事前に誰に話を通しておくべきかなどが分かります。

その上でミーティングのゴールを設定する

その上でそのミーティングでのゴールを設定します。

そしてゴール達成のためにそれぞれの参加者に何を理解してもらえば良いかを明らかにします。

そのミーティングで何を説明すべきかを明らかにする

ミーティングのゴールと参加者に対するゴールが定義出来たら、それぞれのゴールのためには、何を説明すればよいかを考えていきます。

参加者毎に説明すべき内容が異なる場合もあると思いますが、その中で繋がった構成にするためにはどうすればよいかを考えます。

それぞれの人に対するアクションを具体化する

そして最後はネクストアクションを各参加者毎に定義します。

”誰が” ”何を” ”いつまでに”行うかを明確にします。各参加者が自分事にならないと動いてはくれないので、明確にするようにしましょう。

後で送りますなどにすると進捗が悪くなるので可能な限りその場であきらかにしておくとよいでしょう。

構想作成時のテクニック

ここでは構想を作る際のフレームワークを4つご紹介します。

WHY⇒HOW⇒WHATの順で話す

まず何かを伝えるときは理由⇒方法⇒行動の順に話します。

ついさんざん考えた話し手にとっては、何をすべきか(行動)を説明したくなりますが、聞き手はなぜそれをやる必要があるのか?が腹落ちしないといくら行動を説明しても伝わりません。

むしろなぜ(理由)が納得出来たら行動の部分は多少甘くても「それやろう!」となる場合もあります。

PREPの順で話す

WHY⇒HOW⇒WHATに近いですが、PREP法というものがあります。

  • Point(結論)
  • Reason(理由、根拠)
  • Example(具体例)
  • Point(結論)

こちらは始めに結論を言って、その理由を説明します。それだけだと中々イメージしにくいので具体例をあげて、「だからこそ○○です。」と改めて結論を伝える方法です。

小技としては結論を全く同じ文言で繰り返すとくどく感じる場合もあるので、同じことを別の言い方に出来るとおしゃれな資料になります。

AsIsToBeで話す

AsIsToBeは現状と理想のギャップをどう埋めるかを伝える技法です。

いくら筋が通った主張したとしても、目指している場所が異なれば同じ結論にはたどりつきません。

現状と理想を改めて整理して、その上で何が課題で理想にたどりつけていないのか、ギャップを埋めるためにはどうすべきかを説明するのに最適な技法です。

ロジックツリーを作る

最後に一般的な技法であるロジックツリーをご紹介します。

資料全体で最も伝えたいこと(キーメッセージ、結論)を最上部に配置し、その結論を分解していって各構成を作りこむ方法です。

慣れないうちは違和感があるかもしれませんが、もしきれいにロジックツリーが作れると(論理構造が明確になると)、非常に気持ちがいいので是非やってみてください。

資料に落とし込むときのコツ

最後に資料に落とし込むときのコツをご紹介します。

表の場合は🔲を組み合わせるときれいに見える

まず1つ目は表を作る場合にはパワーポイントの🔲を組み合わせて作成すると見やすいです。

以下にエクセルで作成した表とパワーポイントで🔲を組み合わせて作成した表を記載しました。

スライドで見る場合にはパワーポイントで🔲を組み合わせて作成した表の方が何となく見やすく感じるのではないでしょうか。

項目が多くなってくると別ですが、項目が少ない場合にはこうしたテクニックも有効です。

複数列がある場合は行のみを区切る

複数列がある場合は全てを枠で囲むのではなく、行の区切りだけを点線で入れるとすっきりして見やすくなります。

例えば、人の経歴を説明する例をご紹介します。

左側が全てを枠で囲んだパターンで、右が行の区切り線だけ入れたパターンです。右のパターンの方が線が少ない分、見てほしい顔写真や氏名、経歴などの情報が目立ちます。

パワーポイントで作成する場合は右の例がおススメです。

順序がある場合の表現方法

順序があるものは以下のようにするときれいに見えます。

左が縦でのステップの例で、右が横のステップの例です。左の縦のステップの場合は文章の説明が多い場合に有効です。右の横のステップの場合は単語などが続いて階層になりえる際に有効です。

グラフはメッセージと関連する部分のみを強調する

以下の2つの例をご覧ください。左の例はただエクセルで棒グラフを作成した場合のグラフです。それに対して右の例は伝えたいメッセージを強調するために情報を排除したグラフです。

どちらが言いたいことが伝わると思いますか?

圧倒的に右側のグラフではないでしょうか。左のグラフ⇒右のグラフにするのに行ったことは以下の5つです。

  • 目盛り線の削除
  • 文字、軸線の色を黒に変更
  • 文字サイズを大きくする
  • オレンジの四角で覆う
  • ⇒と強調メッセージ

この5つのアクションを行うだけで圧倒的に伝わるし、記憶に残ります。是非おススメのテクニックです。

資料作成力を磨くためにおススメの本6冊

ここからは資料作成力を磨くために私自身が読んで役立った本を6冊ご紹介します。

構想作成時に役立つ本

構想作成時に役立つ本は以下の3冊です。それぞれどんなことが役立ったかを説明していきます。

  • 考える技術・書く技術
  • 説得できる企画・提案200の鉄則 相手の行動変革を促す知的生産はこう実践する
  • 理科系の作文技術

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

論理的とは何かを説明してくれている本です。ビジネス資料を作成するうえでの鉄則であるロジックツリーの作り方をありとあらゆるフレームと事例で説明してくれている本です。

資料作成の上達を目指すのであれば、まず最初に読んでおくべき本です。

その後のノウハウやテクニックを学ぶときにロジックツリーの原則を知っておくと論理構造を考えながら、使えるためロジカルに伝わる資料になります。

理科系の作文技術(リフロー版) (中公新書)

一般にビジネス上で言われている「結論から話す」などは英語圏のノウハウなので、そのままやると日本語的には少し違和感があるところも多いです。そんな時に日本語で伝わる文章&ロジカルに分かりやすい文章を作るための方法を言語学的な知見も含めて、具体的な方策まで落とし込まれているため、ビジネス書として必読の本です。

説得できる企画・提案200の鉄則 相手の行動変革を促す知的生産はこう実践する

私の師匠が戦略コンサルの人で、その人にコンサルファームの人たちの資料作成の方法を叩き込まれたのですが、その内容を端的に説明しているのがこの本です。

構成の作り方から資料に落とし込むところまで網羅しているので、辞書的に毎回使える一冊です。

資料作成時に役立つ本

資料作成時に役立つ本は以下の3冊です。役立った部分と使い方を説明していきます。

  • 外資系コンサルが実践する資料作成の基本
  • ひと目で伝わる! 図解表現のテクニック 
  • イギリス式シンプル問題解決法! 図解思考50のルール

外資系コンサルが実践する資料作成の基本

ビジネス資料で使うグラフ、表、図の基本を網羅している本です。

グラフや表の作り方になれてない方ももちろんですし、なれている方でも学生の時の方法とも異なるのでビジネス資料になれていない人は一度読んでみるとよい本です。

ひと目で伝わる! 図解表現のテクニック (PHPビジネス新書) 

図解の原則を説明してくれている本です。

まずは”□”と”→”のみで全てを図示して、そこからケースごとに図解していく方法を教えてくれるので、図解するのに苦手意識がある方におすすめの本です。

イギリス式シンプル問題解決法! 図解思考50のルール

これは色々な図解のサンプルを見るなら有効な一冊です。

実際の図解の事例がふんだんに盛り込まれており、しかもカラフルなので資料を作る際に。何かサンプルを見たい場合に有効です。

場合毎に図が載っているので資料イメージに困ったら確認するのに有効です。

まとめ

今回は資料作成に関して、苦手に感じる原因や対策の説明と実際の資料作成法やコツ、上達に役立つ本をご紹介しました。

ただ資料作成に関しては実践経験の数がモノを言います。可能な限り社内でも実践経験を積むチャンスがあれば自ら手を挙げて挑戦すると上達スピードが圧倒的に上がります。

しかし中々いきなり実践経験を積むのは難しいですよね。

そこで手前のステップとしてスクールでの経験はおススメです。

特にWEB系での転職も検討している場合はDMMのマケキャンですと基礎から始めて最終的には提案資料作成までカリキュラムに入っています。

それ以外にシステム開発系のドキュメント作成ならUDEMYの「手を動かして学ぶITプロジェクトの資料作成!システム開発のドキュメンテーション技術と成果物テンプレート」などがおススメです。

次回スライド作成に関するノウハウもまとめていきますのでそちらもお楽しみに。

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