ビジネスプロジェクトやITの開発プロジェクトなどでみんなを率いるプロジェクトマネージャーにあこがれる方は多いのではないでしょうか。
しかし複数の力が必要なプロジェクトマネジメントはどのようにスキルをつけていったら良いか迷うのではないでしょうか。
今回はそんなプロジェクトマネジメントに必要なスキルは何かと鍛え方について説明していきます。
- プロジェクトマネージャーの役割
- プロジェクトマネジメントに必要なスキル
- プロジェクトマネジメントのスキルの鍛え方
プロジェクトマネジャーの役割
まずプロジェクトマネージャーの役割からご説明します。大きく以下の3つです。
- プロジェクトの計画・推進＜ビジネススキル、管理スキル＞
- 顧客との折衝＜対顧客スキル＞
- メンバーのマネジメント＜マネジメントスキル＞
プロジェクトの計画・推進＜ビジネススキル、管理スキル＞
まずプロジェクトマネージャーの役割1つ目はプロジェクト全体を計画し、その計画を推進していくことです。
実行可能な計画を作ること
プロジェクトと言っても最初から全てが定義されていることはほとんどなく、ゴールだけ設定されていることがほとんどです。
ゴールに対して、具体的かつ実現可能な計画を作るのはプロジェクトマネージャーの仕事です。
様々なスキルのメンバーや色々な関係者がいる中で、ゴールまで達成する道のりを作るため、論理的に正しい計画というだけでは実現出来ません。
計画を実行すること
さらに、その計画を適宜修正しながら、ゴールまで導いていくのもプロジェクトマネージャーの仕事です。
プロジェクトでは計画通りにいくことの方が稀です。
適切な修正をしながら周囲と協力しながら期日までに目的の状態まで持っていく柔軟性と、実現可能な計画を常に考え続ける思考力が求められます。
プロジェクトの計画・推進に必要なスキル
上記のようにプロジェクトの計画・推進には論理的な思考力等の一般的なビジネススキルとヒューマンスキルが求められます。
次章で、ビジネススキルと管理スキルとしてご紹介します。
顧客との折衝＜対顧客スキル＞
プロジェクトマネージャーの役割2つ目は顧客との折衝です。
プロジェクトには顧客となる人が存在します。そうした顧客との折衝もプロジェクトマネージャーの仕事となります。
この場合の顧客とは、その名の通り顧客法人の担当者のこともありますし、自社の上司や役員のこともあるでしょう。
最終的にGOサインを出すのが顧客と定義します。
そして顧客との合意形成が出来ていないと途中でプロジェクトに変更が入ったり、そもそもゴールが変わる場合もあります。
そうなるとプロジェクトはうまくいきません。
顧客との合意形成には、顧客への魅力的な提案をする力と粘り強くYESを引き出す交渉力が求められます。
メンバーのマネジメント＜マネジメントスキル＞
プロジェクトマネージャーの役割3つ目はメンバーをマネジメントしてチームとしてゴールまで到達することです。
各メンバーの今の職への動機や経歴、今後の目標やスキル、性格などが全て異なる中でそれぞれの人たちに対する適切なマネジメントが求められます。
メンバーのマネジメントには、単なるハードスキルではなく、ヒューマンスキルが求められます。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
次に本章ではプロジェクトマネジメントに必要なスキルを大きく4つご紹介します。
- プロジェクトマネジメントに必要な”ビジネス”スキル
- プロジェクトマネジメントに必要な”対顧客”スキル
- プロジェクトマネジメントに必要な”管理”スキル
- プロジェクトマネジメントに必要な”ヒューマン”スキル
プロジェクトマネジメントに必要な”ビジネス”スキル
まずは一般的なビジネススキルの中でプロジェクトマネジメントに必要なスキルを3つご紹介します。
- 曖昧なものを構造化する力＜ロジカルシンキング＞
- 具体化したものを形に落とし込む力＜ドキュメンテーション＞
- 形に落としたものを伝える力＜プレゼンテーション＞
曖昧なものを構造化する力＜ロジカルシンキング＞
プロジェクトはルーティンワークとは異なり、新しい試みであることがほとんどです。
従って色々なアイディアは出てきますが、それを具体的な形に落とし込むところに苦労します。
そうしたときに求められるのが、構造化する力です。一般的にはロジカルシンキングと呼ばれます。
順序や階層を整理して、問題やゴール、その道筋を考えていきます。
具体化したものを形に落とし込む力＜ドキュメンテーション＞
次に、上記のロジカルシンキングを活用して考えた内容を形に落とし込んでいく必要があります。
一般的にはドキュメンテーションと呼ばれ、資料や書類に落とし込んで、一連の流れを作りこんでいきます。
形に落としたものを伝える力＜プレゼンテーション＞
また資料を作るだけでは不足しており、それをみんなに伝える必要があります。この時にプレゼンテーションの力が求められます。
プロジェクトは1人で行うものはほとんどなく、複数の人が関わりながら共通のゴールを目指すものです。
従って、自身で分かっているだけでは不足しており、それをみんなに伝える必要があります。
プロジェクトマネジメントに必要な”管理”スキル
プロジェクトマネジメントに必要なスキル2つ目は管理スキルです。
文字通り、プロジェクトマネージャーはプロジェクトを管理します。具体的には以下の2つのスキルが求められます。
- 実現可能かつ要求にこたえた計画を作る力＜計画力＞
- 適切な設計するための技術的な知見＜技術力＞
実現可能かつ要求にこたえた計画を作る力＜計画力＞
プロジェクトマネージャーのミッションは限られたリソースの中で期日までに目標を達成することです。
そこで実現可能かつ要求にこたえた計画を作る力が必要となります。
計画とは具体的に以下の3つを行うことです。
成果物の定義
まずは成果物の定義です。プロジェクトのマイルストーン毎の成果物が何で、どう言う状態ならば良いのか（基準の定義）、どういう方法で行うのかなどを定義していきます。
これがないと、何をどれくらいやらなければならないかが個人の感覚となってしまい、成果物の期限で認識ずれが発生します。
スケジュールの設計
次に、各成果物が組み合わさって、プロジェクトのゴールまで到達できる道筋とスケジュールを設計します。
また成果物のためのタスクの洗い出しや優先順位付けも行います。
タスクのアサイン
そしてそれらに対して誰にやってもらうかをアサインします。
1人に一時に大量のタスクがアサインされることは避けましょう。
適切な設計するための技術的な知見＜技術力＞
システム開発のプロジェクトの場合、適切に計画するためには技術的な知見が必要です。
まず成果物の定義も、設計やタスクの難易度の見積もりが難しくなります。
プロジェクトリーダーやメンバーからうまくヒアリングしながら設計することもできますが、プロジェクトマネージャーが一定以上の技術的な知見を持っていないと難しいでしょう。
プロジェクトマネジメントに必要な”対顧客”スキル
プロジェクトマネジメントに必要なスキル3つ目は対顧客スキルです。
顧客とのフロントに立って説明したり、合意形成するのもプロジェクトマネージャーの仕事です。
具体的には以下の2つとなります。
- 顧客の状況を推測して受け入れやすい提案をする力＜提案力＞
- 顧客からYESを引き出す力＜交渉力＞
顧客の状況を推測して受け入れやすい提案をする力＜提案力＞
まずは顧客に対する提案力です。
顧客の中にも複数の関係者がおり、それぞれプロジェクトに求めることが異なります。
そうなると協力の度合いや進め方に対する反応も変わってきます。
顧客の各関係者の状況や考えを推測しながら提案する力が求められます。
顧客からYESを引き出す力＜交渉力＞
そしてプロジェクトに必要不可欠な場合はYESを引き出すのもプロジェクトマネージャーの仕事です。
例えば、追加予算がなければどうやったってうまくいかない場合は粘り強く交渉しなければならないですし、顧客サイドの協力が必要な場合は辛抱強く話し続けなければなりません。
こうした部分がプロジェクトの成功や失敗の大きな要因となることも多いので、粘り強く交渉していきましょう。
プロジェクトマネジメントに必要な”ヒューマン”スキル
プロジェクトマネジメントに必要なスキル最後の4つ目はヒューマンスキルです。
チームを率いていくポジションのプロジェクトマネージャーはメンバーとうまくコミュニケーションを図って、成功まで導いていきます。
そこでヒューマンスキルが求められます。具体的には以下の4つです。
- 問題が起きたときに柔軟に対応する力＜課題解決力＞
- メンバーに常に方向を示し続ける力＜発信力＞
- チームの状況を的確に把握する力＜ヒアリング力＞
- 必要な組織や人に助けを求めたり話を通しておく力＜調整力＞
問題が起きたときに柔軟に対応する力＜課題解決力＞
プロジェクトは計画通りにいくことの方が稀であり、常に修正しながらゴールまで走りきることが求められます。
逆に言うと、常に問題が発生し続けるので、その問題解決能力が必要となります。
メンバーに常に方向を示し続ける力＜発信力＞
複数である程度の期間動いていくと、個人毎に認識がずれてきてしまう場合があります。
そうならないようにプロジェクトマネージャーは方向性や期日などをメンバーに対して発信し続ける必要があります。
チームの状況を的確に把握する力＜ヒアリング力＞
現場のことを一番知っているのは現場の人です。
プロジェクトマネージャーの押し付けになってしまっては、現実との乖離も生まれますし、メンバーのモチベーションの低下にもつながります。
プロジェクトマネージャーはとにかくメンバーの話を徹底的にヒアリングすることが求められます。
必要な組織や人に助けを求めたり話を通しておく力＜調整力＞
プロジェクトは社内のルーティンワークに加えて行ったり、複数の部署の人に協力してもらわなければうまくいきません。
そのために他部署や上司などに話を通したり、いずれ必要になるリソースを事前に確保しておくなどもプロジェクトマネージャーの仕事となります。
こうした社内全体を見ながら調整する力が必要となります。
プロジェクトマネジメントのスキルの鍛え方
最後にプロジェクトマネジメントのスキルを普段の業務の中で鍛える方法を5つご紹介します。今すぐできるものばかりなので将来プロジェクトマネージャーになりたい方は出来るところから始めてみてください。
- 構造化力｜議事録係を買って出る
- 提案力｜フロントに立つ機会を増やす
- 発信力｜自らメンバーに話しかける
- 調整力｜他部署の人にも積極的に助けを借りに行く
- 計画力｜個人でのタスク管理やスケジューリングを行う
構造化力｜議事録係を買って出る
まず構造化力を鍛えたい場合には議事録係を買って出るようにしましょう。
会議は白熱してくると議題が色んな方向に飛んでいきます。
それらを系統立てて、参加者以外の人にも会議の内容が伝わるように議事録を作るには構造化していくことが必要となります。
この場合の議事録は単に話した順に書いていく議事録では意味がなく、トピックごとにまとめていく形の議事録にしなければなりません。
また今回の決定事項やネクストアクションを明らかにするのも議事録の役割です。
議事録をとる文化がない会社も多いと思うので是非積極的にやってみましょう。
提案力｜フロントに立つ機会を増やす
提案力を上げるには顧客の前に立つ機会を増やしましょう。
顧客の前に立つ機会を増やすと、顧客に対して自身の声で話すことと、顧客に対する理解が深まります。
顧客に対して伝えるには自ら伝える経験が不可欠です。自身の前提や知識レベルと顧客が合わないこともよくあります。その認識のずれは人により千差万別なのである程度の経験を積むことが必須となります。
またいくら自社サイドのフロントが正しく伝えていたとしても自分自身の顧客の声を聞くこととは全く異なります。
もし今後マネジメントサイドへのステップアップを望むのなら積極的にフロントに出るようにしましょう。
発信力｜自らメンバーに話しかける
発信力を高めたい場合には、自身で他の人達に話しかけることを意識しましょう。
特にリモートだとコミュニケーションが希薄になりやすいと思うので、自ら連絡するようにしましょう。
調整力｜他部署の人にも積極的に助けを借りに行く
調整力を鍛えたい場合は、他部署の人にアドバイスをもらいに行ったり、助けを借りたりしてみるとよいでしょう。
普段から他部署との関係性を作っておくとプロジェクトマネジメントする際もリソース確保や問題解決にも有効です。
計画力｜個人でのタスク管理やスケジューリングを行う
計画力を鍛えたい場合には、まず自分自身のスケジュールやタスク管理から始めましょう。
自身で色々な計画法やタスク・スケジュール管理を試しておくと、チームの計画をする時にも現実に即した計画を立てやすくなります。
まとめとさらに学びたい方へ
今回はプロジェクトマネジメントに必要なスキルをまとめました。
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また動画の方が分かりやすいという方はUDEMYオンライン講座がおすすめです！
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