ワークフロー自動化とは？できること・向いてる業務・向かない業務の見極め方

ワークフロー自動化を導入すると、申請→承認→通知→転記のように、手順が決まっている一連の作業を自動化できます。

例えば、メールの内容を確認して、ツールに転記して、担当者に報告、といった流れ作業の負担を軽減できます。

ただし、ワークフロー自動化には向き不向きがあり、どの業務でも自動化できるわけではありません。人の確認を残す半自動化のほうがうまくいく場合や、そもそも自動化が向かない場合もあります。

この記事では、ワークフロー自動化の向き不向きを見極める基準を整理し、自社が次に取るべきアクションを判断できるようにします。費用対効果の目安、最初に試す業務の選び方、主要ツール比較の要点を解説します。

ワークフロー自動化とは？できること・できないことの全体像

ワークフロー自動化とは、業務の中で繰り返し発生する一連の作業を、システムが自動的に実行する仕組みです。たとえば、社員が経費申請をすると、システムが自動で上長に承認依頼を送り、承認されたら経理部門に通知し、会計システムに記録する、といった流れを人の手を介さずに進められます。

ワークフローで自動化できること

ワークフロー自動化で実現できる代表的な業務には、以下のようなものがあります。

なお、ルールが決まっていて繰り返し発生する業務であれば以下以外でも自動化できる可能性が高いです。

申請・承認業務の自動化

申請・承認業務の自動化では、経費申請、休暇申請、稟議書提出などの申請が行われると、あらかじめ設定したルールに従って承認者に自動で通知が届きます。承認されれば次の工程に進み、却下されれば申請者に差し戻されます。紙やメールでのやり取りが不要になるため、処理時間が大幅に短縮されます。

データ転記・連携の自動化

データ転記・連携の自動化では、フォームから受け取った情報を顧客管理システムに自動登録したり、受注データを会計システムに転記したりする作業を自動化できます。手作業での転記ミスがなくなり、リアルタイムでデータが同期されるため、情報の鮮度が保たれます。

通知・リマインドの自動化

通知・リマインドの自動化では、締切が近づいたタスクの通知や、未対応の問い合わせがあった際のアラート、定期的な進捗確認のリマインドなどを自動送信できます。担当者が忘れずに対応できるようになり、業務の抜け漏れを防げます。

レポート生成の自動化

レポート生成の自動化では、毎週や毎月など決まったタイミングで、複数のシステムからデータを集めて集計し、レポートを作成して関係者にメール送信する、といった定型業務を自動化できます。

ワークフローで自動化しにくいこと

一方で、ワークフロー自動化が苦手とする領域もあります。

人の判断が必要な業務

たとえばクレーム対応の優先順位を決める、提案書の内容を評価する、といった経験や状況判断が求められる作業は自動化できません。ルールで明確に定義できない判断は、人が行う必要があります。

例外が多すぎる業務

ルールが状況によって頻繁に変わる業務や、イレギュラー対応が全体の半分以上を占めるような業務では、自動化しても例外処理の方が手間になり、かえって効率が下がる可能性があります。

複雑なデータ加工や高度な分析が必要な業務

ワークフロー自動化ツールだけでは対応しきれない場合があります。このような場合は、専用の分析ツールやプログラミングとの組み合わせが必要になります。

ワークフロー自動化は万能ではありませんが、ルールが明確で繰り返し発生する業務においては、大幅な工数削減とミス防止の効果が期待できます。

ワークフロー自動化が向いている業務の3つの条件

自社の業務がワークフロー自動化に向いているかを判断するには、以下の3つの条件を確認してください。この3つが揃っている業務ほど、自動化の成功確率が高くなります。

条件1：ルールが明確で例外が少ない業務

ワークフロー自動化に最も向いているのは、もしAならBをする、という条件が明確に定義できる業務です。

たとえば、経費申請であれば、金額が5万円未満なら直属の上長のみの承認で完結、5万円以上なら部長承認も必要、といったルールが固定されている場合、システムが自動で判断して適切な承認ルートに振り分けられます。

問い合わせ対応でも、問い合わせ内容に特定のキーワードが含まれていたら営業部門に転送、別のキーワードなら技術サポートに転送、といった振り分けルールが決まっていれば自動化できます。

逆に、このルールが曖昧だったり、担当者の判断で都度変わったりする業務は自動化が難しくなります。ルールを明文化できない業務、つまり経験や勘に頼る部分が大きい業務は、まずルールを整理することから始める必要があります。

例外が少ないことも重要です。全体の8割以上が同じルールで処理でき、例外が2割以下に収まる業務であれば、例外だけを手作業で対応すれば済むため、自動化の効果が出やすくなります。

条件2：繰り返し発生する定型業務

ワークフロー自動化は、同じ作業を何度も繰り返す業務で最も効果を発揮します。

月に10回以上発生する業務であれば、自動化による工数削減の効果が実感しやすくなります。たとえば、1件あたり10分かかる作業が月に30回発生していれば、月300分、年間で3,600分（60時間）の削減になります。

週に1回程度しか発生しない業務でも、1件あたりの処理時間が長い場合や、複数の部署をまたぐ場合は自動化の価値があります。たとえば、週次レポートの作成に毎回2時間かかっているなら、年間で約100時間の削減が見込めます。

逆に、月に1〜2回しか発生しない業務や、年に数回の単発業務は、自動化の設計や設定にかかる時間を考えると、費用対効果が合わない可能性があります。ただし、非常に複雑で時間がかかる業務であれば、頻度が低くても自動化を検討する価値はあります。

頻度だけでなく、業務の性質も重要です。毎回まったく同じ手順で進む定型業務であれば自動化しやすく、毎回少しずつ手順が変わる業務は自動化が困難です。

条件3：関係者・システムが固定されている

ワークフロー自動化を導入しやすいのは、関わる人やシステムが固定されている業務です。

承認者が常に同じ役職の人であれば、自動化の設定がシンプルになります。たとえば、経費申請の承認者が常に直属の上長と決まっていれば、システムが組織図を参照して自動で承認依頼を送れます。

使用するシステムも固定されていることが重要です。顧客情報は必ずこのCRMに入力する、受注データは必ずこの会計システムに記録する、といったルールが徹底されていれば、システム間の連携設定が安定します。

逆に、案件によって使うシステムが変わる、担当者によって異なるツールを使う、といった状況では、自動化の設計が複雑になり、エラーが発生しやすくなります。

巻き込む関係者の人数も影響します。部署内で完結する業務（承認者が1〜2名）の方が、複数部署をまたぐ業務（承認者が5名以上）よりも導入しやすくなります。関係者が多いほど、合意形成に時間がかかり、運用ルールの変更も難しくなるためです。

最初に自動化する業務を選ぶ際は、この3つの条件が揃っている業務から始めることをお勧めします。

ワークフロー自動化が不向きな業務の見極め方

すべての業務が自動化に向いているわけではありません。以下のような特徴を持つ業務は、無理に自動化しようとすると、かえって手間が増えたり、現場の混乱を招いたりする可能性があります。

属人的な判断が必要な業務

経験や勘、状況に応じた柔軟な判断が求められる業務は、ワークフロー自動化に向きません。

たとえば、クレーム対応では、顧客の感情や過去の取引履歴、クレームの内容の深刻度などを総合的に判断して優先順位を決める必要があります。このような判断は、ルールとして明文化するのが難しく、システムが自動で適切に振り分けることは困難です。

営業活動における見積もり金額の決定も同様です。顧客の予算感、競合の状況、過去の値引き実績、今後の取引拡大の可能性など、複数の要素を考慮して柔軟に判断する必要があるため、完全に自動化することはできません。

ただし、こうした業務でも、一部は自動化できる可能性があります。たとえば、クレームの初期受付と担当部門への振り分けは自動化し、優先順位の判断は人が行う、といった部分的な自動化は有効です。

例外処理が頻繁に発生する業務

ルールが状況によって頻繁に変わる業務や、イレギュラー対応が日常的に発生する業務は、自動化に向きません。

たとえば、契約審査では、契約内容によって必要な確認項目や承認者が大きく異なる場合があります。標準的な契約は自動で進められても、カスタマイズが多い契約では毎回異なる対応が必要になるため、自動化のルールを設定するのが困難です。

全体の業務のうち、例外対応が半分以上を占めるような業務では、自動化しても例外処理のための手作業が減らず、かえってシステムの設定変更や確認作業が増えてしまいます。

こうした業務では、まずは業務プロセスを見直して例外を減らすことから始める方が効果的です。例外が2割以下に収まるようになってから、自動化を検討するとよいでしょう。

要件が固まっていない・変更が多い業務

業務フロー自体が流動的で、頻繁に変更される業務も自動化に向きません。

新規事業の立ち上げ期や、業務プロセスの試行錯誤中は、承認フローや処理手順が数週間単位で変わることがあります。このタイミングで自動化すると、せっかく設定したワークフローをすぐに作り直す必要が生じ、工数がかかります。

また、組織変更が頻繁にある環境では、承認者の設定やアクセス権限の変更が追いつかず、自動化されたワークフローが正しく動かなくなるリスクがあります。

こうした業務では、業務フローがある程度安定してから自動化に取り組む方が賢明です。少なくとも3〜6ヶ月間、同じフローで運用できている業務を対象にすることをお勧めします。

ワークフロー自動化は、向いている業務に適用すれば大きな効果を生みますが、向かない業務に無理に適用すると逆効果になります。自社の業務を冷静に見極めることが、成功の第一歩です。

条件付きで進められるケース（半自動化の現実解）

完全自動化が難しい業務でも、条件付きで自動化を進めることで十分な効果を得られる場合があります。ここでは、初心者でも安心して始められる現実的なアプローチを紹介します。

確認工程を残す半自動化：人の確認を組み込むことで、自動化の対象がより広がる

完全に自動実行するのではなく、人が最終確認をしてから実行する設計にすることで、リスクを下げながら工数を削減できます。

たとえば、請求書の発行業務では、システムが受注データから請求書を自動生成し、経理担当者がメールで通知を受け取り、内容を確認してから送信ボタンを押す、という流れにすれば、データ入力の手間は省けながら、金額の間違いなどを人の目で最終チェックできます。

顧客への自動返信メールでも、システムがメール文面を自動生成し、営業担当者が内容を確認・修正してから送信する設計にすれば、定型部分は自動化しつつ、顧客ごとの個別対応も柔軟にできます。

この半自動化のメリットは、完全自動化に比べて心理的なハードルが低く、現場の理解を得やすいことです。いきなりすべてをシステムに任せることに不安がある組織では、まず確認工程を残す形で始めて、慣れてきたら徐々に確認工程を減らしていく段階的なアプローチが有効です。

向いている業務から段階的に自動化する

最初から業務全体を自動化するのではなく、一部だけを自動化して成功体験を積み、徐々に範囲を広げていく方法も現実的です。

たとえば、問い合わせ対応業務では、最初は受信した問い合わせを担当部門に自動振り分けするだけにとどめ、その後の返信は手作業で行います。この自動振り分けがスムーズに動くようになったら、次に定型的な問い合わせ（よくある質問など）への自動返信を追加する、といった段階を踏むことで、リスクを抑えながら自動化を進められます。

承認業務でも、最初は金額が少額の案件だけを自動化し、高額案件は従来通り手作業で処理する、という条件付きの導入から始めることができます。少額案件での運用が安定したら、徐々に対象金額を引き上げていけば、現場の不安を軽減しながら自動化を拡大できます。

段階的に進めるメリットは、小さな失敗で済むことと、現場が自動化に慣れる時間を確保できることです。いきなり大規模に導入して失敗すると、現場の信頼を失い、自動化そのものへの抵抗感が生まれてしまいます。

ワークフロー自動化は、完璧を目指す必要はありません。条件付きで始めて、徐々に範囲を広げていくアプローチが、多くの組織にとって現実的で成功しやすい方法です。

ワークフロー自動化で最初に試すべき業務の選び方

ワークフロー自動化を始める際、どの業務から着手するかが成功の鍵を握ります。向いている業務が複数ある場合、以下の観点で優先順位を決めることをお勧めします。

【重要】効果が見えやすい業務から始める理由

最初に選ぶべきは、自動化の効果を数字で示しやすい業務です。

効果が見えやすい業務とは、月に何回発生するか、1件あたり何分かかるかが明確で、削減できる工数を計算しやすい業務です。たとえば、毎月20件発生する経費申請の承認依頼作業が、1件あたり5分かかっている場合、月100分（年間1,200分、20時間）の削減が見込めます。

このように具体的な数字で効果を示せると、経営層や現場の理解を得やすくなり、次の自動化プロジェクトへの予算確保もスムーズになります。

逆に、効果が曖昧な業務、たとえばミスが減る、情報共有が早くなる、といった定性的な効果しか期待できない業務は、最初の案件としては不向きです。こうした業務は、数字で効果を示せる業務で成功体験を積んだ後に取り組む方がよいでしょう。

小さくても確実に効果が出る業務を選ぶことで、自動化の成功イメージを組織内に浸透させることができます。

関係者が少ない業務を選ぶメリット

最初の自動化案件では、関係者が少なく、合意形成が容易な業務を選ぶことが重要です。

部署横断のワークフローは、複数の部署の承認が必要で、調整に時間がかかります。最初の案件としては、部署内で完結する業務、たとえば営業部内での日報提出と確認、経理部内での経費精算といった業務の方が導入しやすくなります。

承認者の人数も重要です。承認が1段階（直属の上長のみ）または2段階（上長と部長）で済む業務の方が、5段階の承認が必要な業務よりも設定がシンプルで、エラーも起きにくくなります。

関係者が少ない業務で成功すれば、その成功事例を他の部署に展開しやすくなります。逆に、最初から複雑な業務に挑戦して失敗すると、自動化そのものへの信頼が失われ、次の展開が難しくなります。

最初の1本は、効果×難易度×巻き込みのバランスで選ぶことが成功の秘訣です。効果が大きく、難易度が低く、巻き込む人数が少ない業務から始めましょう。

ワークフロー自動化の費用対効果を見積もる方法

ワークフロー自動化の導入を検討する際、上長や経営層に説明するために費用対効果を示す必要があります。ここでは、初心者でも使える簡潔な見積もり方法を紹介します。

まず、直接的な工数削減効果を計算します。計算式はシンプルで、月間の処理件数×1件あたりの削減時間×時給、で算出できます。

たとえば、経費申請の承認業務を自動化する場合を考えます。現状では、月に30件の経費申請があり、1件あたり上長が5分、経理担当者が10分かかっているとします。時給を3,000円と仮定すると、月間の工数は30件×15分×3,000円÷60分=22,500円相当になります。年間では27万円の削減効果です。

この計算に、ツールの利用料金（たとえば月5,000円）を差し引くと、年間で21万円のコスト削減になります。

ただし、工数削減だけでは費用対効果を過小評価してしまう可能性があります。以下の補助的な効果も考慮することで、より正確な評価ができます。

ミス削減の効果も重要です。手作業でのデータ転記ミスや承認漏れが月に1件発生し、その修正に2時間かかっているなら、年間で24時間分の手戻り作業が削減できます。これを時給換算すれば、追加の削減効果として計上できます。

リードタイム短縮の効果も見逃せません。承認業務が自動化されることで、申請から承認完了までの時間が3日から1日に短縮されれば、社員の待ち時間が減り、業務全体のスピードが上がります。この効果を金額で示すのは難しいですが、顧客対応のスピードアップや機会損失の削減といった定性的な価値として説明できます。

属人化の解消も長期的な効果です。特定の担当者しかできない業務が自動化されれば、その人が休んでも業務が止まらなくなります。

費用対効果を見積もる際は、削減できる工数だけでなく、これらの補助的な効果も併せて説明することで、導入の価値を正しく伝えられます。

ワークフロー自動化ツール比較：主要iPaaSの選び方

ワークフロー自動化を実現するツールには、iPaaS（Integration Platform as a Service）と呼ばれるクラウドサービスがよく使われます。iPaaSは、異なるシステムやアプリケーションを連携させ、データの受け渡しや処理を自動化するためのプラットフォームです。

自社にピッタリのツールを見分けるための詳しい視点や比較方法については、以下の記事で解説しています。

ここでは、主要なツールの特徴を簡潔に紹介し、どんな組織に向いているかをご説明します。

業務部門が使いやすいノーコード型（Zapier、Make）

ノーコード型のiPaaSは、プログラミング知識がなくても直感的に操作でき、業務部門が主導して自動化を進められるのが特徴です。

Zapierは、8,000以上のアプリと連携でき、主要なクラウドサービスはほぼ網羅しています。UIが非常に分かりやすく、トリガー（きっかけ）とアクション（実行する処理）を選ぶだけで、数分でワークフローを作成できます。ドキュメントやコミュニティも充実しているため、困ったときに情報を見つけやすいのも利点です。料金はタスク実行回数で課金され、無料プランでは月100タスクまで利用できます。

Makeは、ビジュアルエディタの見やすさと柔軟性が特徴です。ワークフローをフローチャート形式で表示でき、複雑な分岐や条件処理も視覚的に組み立てられます。Zapierと比較するとアプリ数は少なめ（3,000以上）ですが、主要なクラウドサービスとの連携は問題なくカバーしています。料金はオペレーション数（クレジット）で課金され、無料プランでは月1,000クレジットまで利用できます。

Zapierはとにかく早く自動化を試したい組織、多様なサービスと連携したい組織に向いています。Makeは中程度から高度な自動化を低コストで実現したい組織、ビジュアルで設計したい組織に向いています。

Microsoft環境との親和性が高いツール（Power Automate）

Power Automateは、既にMicrosoft 365を使っている組織にとって最も導入しやすい選択肢です。OutlookやTeams、SharePoint、OneDriveなど、Microsoftエコシステムとのシームレスな連携が最大の強みです。

Microsoft 365のライセンスに基本機能が含まれている場合が多く、追加コストなしでクラウドフロー（API連携）を一定範囲で利用できます。ただし、プレミアムコネクタ（SalesforceやHubSpotなど外部サービスとの連携）を使う場合や、デスクトップフロー（RPA機能）を本格的に使う場合は、有料プランが必要になります。

Power Automateの独自の強みは、iPaaS（クラウドフロー）とRPA（デスクトップフロー）の両方を1つのプラットフォームで使えることです。APIがないレガシーシステムとクラウドサービスを組み合わせた自動化が必要な場合、非常に有力な選択肢になります。

Microsoft 365を既に使っている組織、IT部門のサポートがある組織、RPAとiPaaSの両方が必要な組織に向いています。

開発者向けの柔軟なツール（n8n、Pipedream）

開発者向けiPaaSは、コードを書くことで柔軟性を最大化できるツールです。技術的なスキルが前提ですが、その分、細かな制御が可能です。

n8nは、オープンソースのワークフロー自動化ツールです。最大の特徴は、セルフホストできることで、自社のサーバーやVPSにインストールすれば、実行回数やワークフロー数に制限なく無料で使えます。データをすべて自社のサーバー上に保存できるため、機密情報を外部に出す必要がありません。クラウド版もあり、運用負荷を避けたい場合はこちらを選択できます。

Pipedreamは、開発者向けに設計されたサーバーレスiPaaSです。Node.jsやPythonでコードを書きながらワークフローを構築でき、GitHubとの連携やバージョン管理も標準でサポートされています。開発者体験が非常に優れており、ブラウザ上でコードを書け、各ステップを個別にテストでき、実行結果をリアルタイムで確認できます。

n8nは開発者リソースがあり、データ主権を重視したい組織、長期的なコスト削減を目指す組織に向いています。Pipedreamは開発者リソースがあり、柔軟性を最優先したい組織、独自APIとの連携が必要な組織に向いています。

ツール選びで迷った場合は、まず無料プランや試用期間を活用して、実際に小規模なワークフローを作成し、操作感を確かめることをお勧めします。

ワークフロー自動化を進める際の注意点と落とし穴

ワークフロー自動化は多くのメリットをもたらしますが、導入後に困りがちなポイントもあります。ここでは、事前に知っておくべき注意点を紹介します。

例外処理とエラー対応の設計

自動化されたワークフローは、想定通りに動いているときは問題ありませんが、想定外のことが起きたときにどう対処するかが重要です。

たとえば、顧客情報をCRMに自動登録するワークフローを作った場合、フォームに入力されたメールアドレスの形式が不正だったらどうするか、必須項目が空欄だったらどうするか、といったエラーケースを事前に設計しておく必要があります。

エラーが発生したときに、担当者に通知が届く仕組みを必ず設定しましょう。通知がないと、エラーに気づかずに放置され、重要な処理が止まってしまうリスクがあります。メールやSlackでのエラー通知機能は、ほとんどのiPaaSツールに標準で搭載されています。

また、リトライ機能（処理が失敗したときに自動で再実行する機能）も活用すべきです。一時的なネットワークエラーやAPI制限で処理が失敗することがあるため、数分後に自動で再実行する設定にしておくことで、エラーの多くを自動で解決できます。

例外処理の設計は、自動化の成功を左右する重要な要素です。完璧を目指す必要はありませんが、最低限のエラー対応は必ず組み込んでおきましょう。

セキュリティと権限管理の基本

ワークフロー自動化では、システムが自動的にデータにアクセスして処理を実行するため、誰がどのデータにアクセスできるかを適切に管理する必要があります。

最低限押さえるべきポイントは、必要最小限の権限だけを付与することです。たとえば、ワークフローがGoogleスプレッドシートのデータを読み取るだけでよい場合、編集権限まで与える必要はありません。読み取り専用の権限に制限することで、誤ってデータを削除するリスクを防げます。

また、アクセスログを定期的に確認することも重要です。誰がいつどのワークフローを実行したか、どのデータにアクセスしたかを記録しておくことで、万が一の情報漏洩や不正アクセスがあった場合に原因を特定できます。

機密情報を扱うワークフローでは、データの保存場所や暗号化の方式も確認しておきましょう。特に、個人情報や財務データを扱う場合は、使用するツールがGDPRやSOC 2などのコンプライアンス認証を取得しているかを確認することをお勧めします。

セキュリティと権限管理は、導入時に一度設定すれば終わりではありません。組織変更や担当者の異動があった際に、権限設定を見直すことを忘れないようにしましょう。

まとめ

ワークフロー自動化は、ルールが明確で繰り返し発生する業務において大きな効果を発揮します。向いている業務の3つの条件は、ルールが明確で例外が少ないこと、繰り返し発生する定型業務であること、関係者やシステムが固定されていることです。

一方で、属人的な判断が必要な業務、例外処理が頻繁に発生する業務、要件が固まっていない業務は自動化に向きません。ただし、確認工程を残す半自動化や段階的な導入といった条件付きのアプローチであれば、完全自動化が難しい業務でも十分な効果が得られます。

最初に試すべき業務は、効果が見えやすく関係者が少ない業務です。費用対効果は月件数×削減時間×単価で計算し、ミス削減やリードタイム短縮といった補助的な効果も含めて評価することで、導入の価値を正しく伝えられます。

ツール選びでは、業務部門が使いやすいノーコード型、Microsoft環境との親和性が高いツール、開発者向けの柔軟なツールなど、自社の状況に応じた選択肢があります。詳細な比較は別記事で解説していますので、併せてご確認ください。

導入時は例外処理とエラー対応の設計、セキュリティと権限管理の基本を押さえることで、安全かつ効果的にワークフロー自動化を進められます。