AI事務作業自動化アイデア9選｜作業別の自動化パターンと使用ツール

「この面倒な事務作業、AIが自動でやってくれてもいいのに」と思ったことはありませんか？

この記事では、AIを使えば事務作業をどう自動化できるのか、そのアイデアを9つご紹介します。

浅く広くご紹介するので、自社の業務を楽にしそうな自動化が見つかったら、具体的な実現方法や使用ツールについて追加で調べてみてください。

AI事務作業自動化の全体マップ

以下の表で、作業カテゴリと使用する技術を俯瞰できます。自分の業務に近い作業を見つけて、該当セクションをご覧ください。

作業カテゴリと使用技術の対応表

カテゴリ	自動化できる作業	主な技術
経理・会計	請求書処理、経費精算	AI-OCR、iPaaS
顧客対応	問い合わせ返信	生成AI、iPaaS
情報整理	議事録作成、レポート集計	AI文字起こし、生成AI
文書作成	契約書管理	生成AI、iPaaS
データ管理	データ入力、顧客情報更新、在庫管理	RPA、iPaaS

使用技術の説明と代表的なツール

技術	概要	代表ツール
AI-OCR	紙やPDFの文字を読み取ってデータ化。帳票テンプレ対応だと精度が安定しやすい	Google Cloud Vision、Amazon Textract、（AI-OCR各種）
RPA	パソコン上の操作を記録して再現。APIがない古いシステムでも自動化可能	UiPath、Power Automate、WinActor
iPaaS	複数のシステムやアプリを連携。高速で安定したデータ連携が強み	n8n、Make、Zapier、Power Automate
生成AI	文章や回答を生成。要約、下書き作成、分類などに強い	ChatGPT、Claude、Gemini、Copilot
AI文字起こし	会議音声をテキスト化し、要点整理やToDo抽出に活用	Notta、Otter、Zoom/Teams など

【事務作業1】請求書・領収書の処理を自動化

Before: 月末に請求書PDFを1枚ずつ開き、金額や取引先を目視で確認して会計ソフトに入力。入力ミスがないか再チェックも必要。
After: メール添付の請求書を自動で取り込み、AIが内容を読み取って会計ソフトへ登録。人は例外だけ確認すればよい。

どんな作業?

• 請求書・領収書の入力
• 勘定科目の仕訳
• データ保存・整理

自動化の流れ

1. メール添付のPDFを自動検知
2. AI-OCRが金額・日付・取引先・項目を読み取り（帳票がある程度定型なら精度が安定しやすい。読み取り結果はルールで検証し、例外だけ人が確認）
3. 会計ソフト（freee、マネーフォワード等）に自動登録。勘定科目も過去データから自動推測
4. PDFを「2025-02-07_株式会社〇〇_請求書.pdf」形式で自動リネーム・保存
5. Slack/Teamsに処理完了通知

使用ツール

• AI-OCR: 請求書/領収書に強いAI-OCR（帳票テンプレ対応だと精度が安定しやすい）
• 会計ソフト: freee / マネーフォワードクラウド
• iPaaS: n8n / Zapier / Make

難易度

★★☆☆☆

削減時間の試算

想定: 月100枚の請求書処理

• 手作業: 1枚6分 = 月10時間
• 自動化後: 1枚1分（確認のみ）= 月1.7時間
• 削減効果: 月8.3時間削減（約83%削減）

※一般的な中小企業を想定した試算例です。

【事務作業2】問い合わせメール返信を自動化

Before: お客様対応のメールが届くたびに内容確認→回答作成→送信→履歴記録。繁忙期は対応が追いつかない。
After: よくある質問は自動返信、それ以外はAIが下書きを作って担当者が最終確認するだけ。

どんな作業?

• 問い合わせメール返信
• テンプレ文面の作成
• 対応履歴管理

自動化の流れ

1. 問い合わせメール受信
2. 生成AIが内容を分析し、FAQリストと照合。信頼度（スコア）が閾値以上なら自動回答、未満なら個別対応に振り分け（最初は閾値を高めにして誤回答を防ぐ）
3. FAQ対応可: 回答文を自動生成・送信 　個別対応必要: 担当者に下書き付きで通知
4. 対応履歴をCRMに自動保存

使用ツール

• 生成AI: ChatGPT / Claude
• メール: Gmail / Outlook
• CRM: HubSpot / Salesforce
• iPaaS: n8n / Make

難易度

★★★☆☆

削減時間の試算

想定: 月200件の問い合わせ対応

• 手作業: 1件5分 = 月16.7時間
• 自動化後: FAQは自動対応、個別対応は下書き利用で1件2分 = 月6.7時間
• 削減効果: 月10時間削減（約60%削減）

※FAQ対応比率を50%とした試算例です。

【事務作業3】議事録作成を自動化

Before: 会議中にメモを取り、後から清書して共有。重要な決定事項やToDoが抜け漏れしやすい。
After: 会議音声を自動で文字起こしし、要点やToDoをAIが整理。人は最終確認するだけ。

どんな作業?

• 会議録音・文字起こし
• 要点まとめ
• ToDo抽出・共有

自動化の流れ

1. Zoom/Teams会議を録音
2. AI文字起こしツールが自動でテキスト化
3. 生成AIが議事録を整形し、要点とToDoを抽出
4. Google Docsに自動保存し、Slack/Teamsで共有
5. ToDoをタスク管理ツールに自動登録

使用ツール

• AI文字起こし: Notta / Otter / Zoom文字起こし
• 生成AI: ChatGPT / Claude
• ドキュメント: Google Docs / Notion
• タスク管理: Asana / Trello
• iPaaS: n8n / Zapier

難易度

★★☆☆☆

削減時間の試算

想定: 月10回の会議、1回60分

• 手作業: 1回30分 = 月5時間
• 自動化後: 1回5分（確認・微修正）= 月0.8時間
• 削減効果: 月4.2時間削減（約84%削減）

※録音・共有まで自動化する場合の試算例です。

【事務作業4】データ入力・転記を自動化

Before: Excelやシステム間でデータをコピー＆ペースト。入力ミスや漏れが発生しやすい。
After: データの追加や更新を検知して、自動で転記・同期。人はエラーだけ確認すればよい。

どんな作業?

• Excel入力
• 社内システムへの転記
• データ同期

自動化の流れ

1. Excel/Google Sheetsの更新を検知
2. iPaaSがデータを変換・整形
3. CRMや社内システムに自動入力
4. 入力ミス検知ルールを通過したら完了通知
5. エラー発生時のみ担当者へ通知

使用ツール

• スプレッドシート: Excel / Google Sheets
• iPaaS: n8n / Make / Zapier
• RPA: Power Automate / UiPath（APIがない場合）

難易度

★★★☆☆

削減時間の試算

想定: 月500件の入力作業

• 手作業: 1件2分 = 月16.7時間
• 自動化後: 1件10秒（確認のみ）= 月1.4時間
• 削減効果: 月15.3時間削減（約92%削減）

※入力の定型度が高い業務を想定した試算例です。

【事務作業5】経費精算を自動化

Before: 領収書を貼り付け、金額・日付・用途を手入力。申請漏れや承認遅れが発生しやすい。
After: 領収書を撮影するだけでAIが入力し、規定チェック・承認フローまで自動化。

どんな作業?

• 領収書入力
• 規定チェック
• 承認フロー

自動化の流れ

1. スマホで領収書撮影
2. AI-OCRが金額・日付・用途を読み取り
3. 規定外経費を自動でフラグ
4. 承認者へ自動申請
5. 承認結果を会計ソフトへ自動反映

使用ツール

• 経費精算SaaS: freee / マネーフォワード / 楽楽精算
• AI-OCR: 各SaaS内蔵機能
• iPaaS: n8n（外部連携用）

難易度

★★☆☆☆

削減時間の試算

想定: 月50件の経費精算

• 手作業: 1件10分 = 月8.3時間
• 自動化後: 1件3分（確認のみ）= 月2.5時間
• 削減効果: 月5.8時間削減（約70%削減）

※承認フローを含めた試算例です。

【事務作業6】在庫管理を自動化

Before: 在庫数を手で集計して更新し、発注タイミングを経験で判断。欠品や過剰在庫が発生しやすい。
After: 売上データをもとに在庫を自動更新し、閾値を下回ると自動で発注アラート。

どんな作業?

• 在庫数更新
• 発注判断
• 発注書作成

自動化の流れ

1. POS/ECの売上データを取得
2. 在庫数を自動更新
3. 下限値を下回ったらアラート発信
4. 発注書を自動生成
5. サプライヤーへ自動送信

使用ツール

• POS/EC: Shopify / Square / 楽天市場など
• 在庫管理SaaS: ロジクラ / SmartMat Cloud
• iPaaS: n8n / Zapier
• 生成AI: 発注書文面生成（必要なら）

難易度

★★★☆☆

削減時間の試算

想定: 月300品目の在庫更新

• 手作業: 1品目2分 = 月10時間
• 自動化後: 自動更新、確認のみで月0.6時間
• 削減効果: 月9.4時間削減（約94%削減）

※300品目を扱う小売業を想定した試算例です。

【事務作業7】契約書の作成・管理を自動化

Before: 過去の契約書をコピーして内容を書き換え、押印のため紙で郵送。更新期限の管理も手作業で更新漏れが発生。
After: 契約書は叩き台（ドラフト）を自動生成し、最終確認は人が行う前提で締結までのリードタイムを短縮。更新期限も自動通知される。

どんな作業?

• 契約書の叩き台（ドラフト）作成（定型条項の反映・差分整理）
• 署名・捺印管理
• 更新期限管理

自動化の流れ

1. 案件情報から生成AIが叩き台ドラフトを作成（定型条項はテンプレ反映、可変部分だけ差分として整理）
2. 電子署名システムへ自動送信
3. 署名完了後、契約書管理システムへ自動保存
4. 更新期限30日前に担当者へ自動通知

使用ツール

• 生成AI: ChatGPT / Claude
• 電子署名: クラウドサイン / DocuSign
• 契約管理: Hubble / LegalForce
• iPaaS: n8n / Zapier

難易度

★★★☆☆

削減時間の試算

想定: 月20件の契約書処理

• 手作業: 1件30分 = 月10時間
• 自動化後: 1件5分（確認・微調整）= 月1.7時間
• 削減効果: 月8.3時間削減（約83%削減）

【事務作業8】定期レポート作成を自動化

Before: 各ツールから数字を集めてExcelで整形し、報告用にまとめる。月末に作業が集中しがち。
After: データを自動収集し、レポート形式に整形。AIが所見の下書きまで作成する。

どんな作業?

• データ収集
• レポート整形
• 所見作成

自動化の流れ

1. Google Analytics、広告、売上などのデータを自動取得
2. スプレッドシートに自動集計
3. 生成AIが所見の下書きを作成
4. PDF化してメールで自動送信
5. Slackで共有

使用ツール

• BI/集計: Google Sheets / Looker Studio
• 生成AI: ChatGPT / Claude
• iPaaS: n8n / Make

難易度

★★☆☆☆

削減時間の試算

想定: 月1回のレポート作成（4時間）

• 手作業: 月4時間
• 自動化後: 月1時間（確認・微修正）
• 削減効果: 月3時間削減（約75%削減）

※広告運用レポートを想定した試算例です。

【事務作業9】顧客情報更新・同期を自動化

Before: フォーム、名刺、CRM、スプレッドシートがバラバラで二重入力が発生。更新漏れや重複が起きやすい。
After: 入力を起点に自動で登録・重複チェック・同期。人は例外だけ確認する。

どんな作業?

• 顧客データ登録
• 重複チェック
• システム間同期

自動化の流れ

1. Webフォームや名刺管理ツールから顧客情報取得
2. 生成AIが会社名・住所を正規化
3. CRMに自動登録し、重複チェック
4. スプレッドシートやメール配信ツールに同期
5. 更新・追加をSlack通知

使用ツール

• フォーム: Google Forms / Typeform
• 名刺管理: Sansan / Eight
• CRM: HubSpot / Salesforce
• iPaaS: n8n / Zapier
• 生成AI: データ正規化用

難易度

★★★☆☆

削減時間の試算

想定: 月100件の顧客登録

• 手作業: 1件5分 = 月8.3時間
• 自動化後: 1件1分（確認のみ）= 月1.7時間
• 削減効果: 月6.6時間削減（約80%削減）

まとめ

本記事では、9種類の事務作業それぞれの自動化方法を解説しました。削減できる時間は月数時間から数十時間規模で、作業内容によって最適なツール・手法が異なります。

自社での導入を検討する際は、まず1つの作業から小さく始め、効果測定を行ってから横展開するのがおすすめです。複雑な設定が必要な場合は、専門家への相談も選択肢の一つです。

私たちは、iPaaS（n8n/Make/Zapier）を用いた業務自動化の構築代行を提供しています。

「こんな作業を自動化したいんだけど」というご希望があれば、記事内の内容を添えてお気軽にご相談ください。ご相談〜設定・運用支援まで対応可能です。